Coordinación de speakers internacionales

author:Dra. Gabriela Arevalo
Email:gabriela.b.arevalo@gmail.com

La coordinación de speakers internacionales puede evaluarse desde diferentes perspectivas:

Contacto previo a la conferencia

Aunque en la edición del PyConAr 2012 la comunicación fue fluida, deberíamos tener en la pagina web el nombre de la persona que se hace cargo de todo el movimiento relacionado a los speakers internacionales, y evitar los intermediarios que eviten perdida de información, como por ejemplo información de aeropuertos o cambios de dinero.

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Reserva de Hoteles

Si bien lo manejo la conferencia ofreciendo como única opción el Hotel Prince, seria recomendable que los visitantes puedan hacer las reservas directamente evitando la intermediación con la organización así flexibilizan mas sus estadías y horarios de entrada chekin y chekout.

Dado que algunos disertantes optaron por cambiarse a un hotel 5 estrellas (y por consejos de los mismos) en futuros eventos seria muy recomendable ofrecer dos alternativas de alojamiento.

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Hotel oficial de la conferencia (Hotel Prince)

Coordinador de speakers internacionales

Se sugiere que la persona esté abocada solamente a la tarea de informar a los extranjeros. En mi caso particular, yo estaba con dos conferencias a la vez y me era difícil tener coordinado a las visitas de ambas conferencias.

Información a los Visitantes Extranjeros

Lo positivo de esta edición es que se generaron emails standards que permiten informar a los extranjeros acerca de cómo manejarse en el aeropuerto, taxis y cambio de dinero mientras estén en Argentina.

Reserva de Taxis al arribo y a la partida

Se manejaron con taxis privados. Sin embargo, el servicio de Manuel Tienda León es recomendable y puede sugerirse la comunicación directa con la empresa para la reserva de los lugares en el bus o en taxi privado. Por otro lado la empresa de taxis no respondió en todo momento, dejando a algunos speakers varados en Ezeiza.

Hotel Prince

Contacto: http://www.princehotel.com.ar/

El hotel es bueno y tiene buen precio considerando que está en la zona de Recoleta, con acceso fácil a zona de restaurantes. El hotel es un 1 estrella. La elección del hotel fue porque conocemos al personal y al servicio del hotel de otras conferencias. Sin embargo, si hay visitas que prefieren otro hotel, las visitas extranjeras deberían informarlo de tal manera de buscar otro hotel o bien, sugerirle que elijan otro hotel, así se evitan las llegadas al hotel y que luego las visitas se trasladen a otro hotel. Es imperativo por parte de la organización ofrecer 2 alternativas de alojamiento (una básica y una 5 estrellas)

Día de Campo

Se planifico un día de campo en el Tigre para el 18/nov/2012 que incluia un paseo en lancha y un asado. Por motivos climáticos finalmente fue suspendido y se opto por improvisar un asado en la casa de uno de los coordinadores.

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Asado con los speakers internacionales el dia 18 de nov de 2012

Lo Bueno:Todo lo propuesto con los disertantes internacionales se logro.
Lo Malo:Seria bueno haber tenido una alternativa al paseo en Tigre (suspendido por problemas climáticos)
Lo Feo:La falta de cumplimiento de algunos taxis dejaron varados a algunos speakers en Ezeiza. La falta de disponibilidad de un hotel 5 estrellas por parte de la conf.

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