Proveedores

Autor:Romina Castrogiovani
Email:r.castrogiovani@gmail.com

La selección de proveedores

La búsqueda de proveedores arrancó en el mes de Marzo. La intención era tener al menos 2 o 3 presupuestos para cada compra e ir teniendo una idea de los costos que se debían afrontar.

Para la elección no en todos los casos era optar por el presupuesto más económico; también se evaluó el hecho de que sea un proveedor conocido, antecedentes de sus productos y su cumplimiento. El hecho de que tuviera envío sin costo extra también nos favorecía, ya que no se contaba con gente ni tiempo para hacer los retiros.

A partir de este punto, teniendo ya cierta idea de los gastos necesarios y los gastos superfluos se comenzó a trabajar en un cashflow que nos ayudaría durante todo el proceso a mantener los ingresos y egresos en equilibrio.

Los montos presupuestados fueron tomados con un 2 a 3 % de incremento por ajuste inflacionario, ya que hasta el mes de agosto no se contaría con el efectivo para efectuar las compras. También, en algunos casos, los organizadores financiaron las compras para aprovechar los precios de principio de año.

Llegado Agosto se pidió a los proveedores seleccionados que re-enviaran nuevamente sus presupuestos actualizados para así armar los pedidos.

El objetivo era tener una semana antes de la conferencia todo comprado y reservado. Pero,a pesar de que se comenzó a trabajar con un tiempo prudencial; hubo cuestiones que hicieron que los planes no se apegaran a lo esperado, no por cuestiones de tiempo, no por improvisación, sino por eventos que iban mas allá del alcance de la organización (se explicará este tema mas adelante).

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Remera part edel bono contribución

Fondos extranjeros

El presupuestos de la conferencia resultaba bastante ajustado e imprevisible en cuanto a la concreción o fecha de acreditación de algunos ingresos por ser estos provenientes del extranjero, o en el caso del Fonsoft, que si se llegaba dar, se sabría en días muy próximos a la conferencia o incluso pasada la misma. Una precaución que se tuvo, respecto a estos ingresos muy dilatados, fue asignarlos a gastos no esenciales.

Por estás razones se han tratado de negociar todos los precios. En algunos casos se ha podido conseguir un precio intermedio entre los dos presupuestos, y en otros simplemente se aceptó los incrementos inflacionarios.

Los pagos

Todos nuestros planes funcionaban a la perfección, hasta que llegó el momento de realizar los primeros pagos, es en este punto donde se complicaron realmente las cosas en todos los niveles organizacionales.

El dinero estaba, pero había demoras en SoLAr para que salieran los pagos.

Con el tema de anticipos, una demora de una semana, no era problema; ya que todo fue pedido con bastante tiempo de antelación y los plazos de entrega se podían dilatar.

El tema crucial fue al momento de sacar el pago de los saldos cancelatorios para recibir los productos y servicios. En esta instancia a las demoras habituales se le sumó un problema de firmas, retrasando los pagos hasta mas de una semana.

Esto produjo incomodidad con algunos proveedores. La mayoría,de todas formas, tuvo muy buena voluntad entregandonos los materiales a pesar de no haberles pagado. El retraso que más preocupación trajo fue el de la fiesta de cierre en el Parque de la ceverceria Quilmes, ya que el saldo debía cancelarse una semana antes del día de la fiesta. Y las remeras, sin el pago no había manera de que nos las entregasen.

Lo perjudicial de esto, mas allá de la preocupación, fue que nos encontramos corriendo durante la semana de conferencia, retirando cosas que podríamos haber tenido con anterioridad y destinar ese tiempo a otras ocupaciones.

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Parque de la Cervecería Quilmes (donde se realizó la fiesta de cierre)

Bono contribución: Merchandising y eventos sociales

Un tema extremadamente importante, fue el del merchandising y eventos sociales del bono contribución; debido a la inflación constante y lo complicado de estimar cantidades a pedir y lugares a reservar.

Los pedidos de mercadería se hicieron 20 días antes y el bono se pagó hasta el día previo a la conferencia. Si bien se hicieron los pedidos teniendo en cuenta un número mayor de unidades, nos encontramos que a una semana estabamos quedandonos sin stock. Las reservas para la recepción y cena no eran un problema porque hasta 1 día antes podíamos modificar el número de asistentes.

Se pudo hacer un nuevo pedido solo de los Mouse pad a último momento, pero pagando un plus por la entrega inmediata.

Es por esto que antes de agotar stock se informó en el bono que algunos productos estaban sujetos a disponibilidad, y en caso de faltante se priorizaria la fecha de pago del bono.

Por suerte y por sorpresa, algunos pagaron el bono novato por el simple hecho de “contribuir a la causa” y no retiraron su remera.

Resumiendo

Lo Bueno:A pesar de que parecía difícil poder ajustarse al presupuesto inicial, se logró sin necesidad de hacer sacrificios, el secreto, un cashflow bien hecho y actualizado a todo momento, considerando aumentos inflacionarios y distinguiendo entre efectivo corriente y no corriente, dejado este último destinado a gatos no prioritarios.
Lo Malo:Se ha perdido tiempo por escuchar opiniones en disconformidad con la elección de algún producto o servicio, otorgando a los que plantearon su queja tiempo para que presenten alguna propuesta distinta. luego de lo cual nunca hubo una nueva propuesta, ni solución distinta.
Lo Feo:Depender de una organización externa para trámites oficiales y manejo de fondos, resultó sumamente impráctico.

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