Aspectos financieros y administrativos de PyCon Argentina 2012

Autor:Lic. Cra. Nadia Luczywo
Email:nluczywo@gmail.com

La cuarta conferencia en lenguaje de programación Python, tuvo impactos en distintos ámbitos y entre ellos ahora pasamos a desmenuzar la cuestión administrativa-financiera.

En toda organización cuando se debe administrar fondos aparecen tres pasos: planear y presupuestar, ejecutar y finalmente informar y tomar medidas correctivas. Esto acompañó el desarrollo de la conferencia y ayudaron a los administradores a hacer un manejo acertado, dentro de lo posible, de los fondos.

Etapa presupuestaria

De forma temprana (enero/febrero del 2012) el equipo de organizadores contaba ya con la información de los roles que tenían. Esto posibilitó un tiempo de análisis crítico evaluativo de presupuestos de años anteriores, que serían el insumo base para la elaboración del presupuesto.

De esta etapa los datos más importantes recolectados son:

La edición 2009 tuvieron los gastos bastante detallados; pero a causa de la inflación, esta información era para “tomarse con pinzas”.

  • De la edición 2010 no conseguimos datos (N.del.E.: La planilla de gastos del 2010 fue entregada 4 meses después, cuando ya la organización estaba en marcha, por lo que fue desestimada en el proceso de estimación)
  • La edición a 2011 aportó sus números generales globalizados y agrupados; esto evito la posibilidad de evaluar que gastos contenía cada ítem que se presentaba.
  • Algo que hubiera sido importante que se registre en ediciones anteriores es la información de contacto de los potenciales sponsors. Esto es crítico para hablar con quien tiene decisiones sobre el manejo de capital en la empresa.

Con esta situación de poca información respecto a cómo contactar a los sponsors, incertidumbre inflacionaria, y extrema agrupación de los datos; se emprendió el trabajo de presupuestación estimando los posibles ingresos y egresos, manteniendo el compromiso de presupuesto flexible y con ajuste permanente para que los datos fueran lo más reales que se pudo.

Lo Bueno:La anticipación y flexibilidad del equipo a la hora de presupuestar.
Lo malo:Los escasos datos aportados por ediciones anteriores respecto a la información de contacto de los patrocinadores y estimaciones de gastos.
Lo feo:Si bien es un agente externo; tener en cuenta que la inflación redobló los esfuerzos a enfrentar por parte del equipo en la actualización permanente de datos.

Etapa de ejecución

En esta etapa los principales aspectos fueron:

  • Hubo una permanente actualización de datos, la inflación impuso ese compromiso, tal como exponíamos en el punto anterior.
  • Dada la inflación se trataron de ir anticipando la mayor cantidad de gastos siempre que se pudiera. Por ello erogaciones como regalos de los disertantes, calcomanías y otros se hicieron hasta 6 meses antes.
  • Para cada gasto en particular se pedía cotización a varios proveedores.
  • Se compraron artículos para la conferencia tanto en Córdoba como Buenos Aires, debido a que se repartieron ciertas tareas entre el equipo de coordinadores que residía en esas provincias.
  • En lo que se refiere a ingresos, se fue depurando y actualizando la información de contacto. Muchos miembros de la comunidad colaboraron facilitando el contacto de los potenciales patrocinadores.
  • El ingreso de fondos en general fue escalonado y por ello hubo gastos donde la inflación marcó revancha en los precios abonados.
  • Las transferencias internacionales por patrocinio correspondientes a la PSF y a Microsoft demoraron en ingresar por controles adicionales impositivos y, consecuentemente, la espalda financiera de la Conferencia se vió afectada.
  • Dada la estructura de Solar y problemas de trámites con el banco, hubo demoras en los pagos a proveedores, lo que generó ciertos desfasajes y dificultades que debieron superarse en la etapa de ejecución.
  • Hubo momentos en que los organizadores debieron cubrir los gastos de la conferencia por un lapso de tiempo hasta que ingresaron los fondos o Solar solucionara los inconvenientes para realizar pagos.
  • La falta de personería jurídica también fue un aspecto negativo, no sólo por la falta de rapidez en la realización de pagos, sino también porque en Solar encontramos discrepancias ideológicas a la hora de aceptar o rechazar a patrocinantes.
  • Los organizadores, al tener otras responsabilidades (no estaban dedicados full time a PyConAr), disponían de tiempos acotados para llevar adelante las tareas financieras y administrativas. A veces esta situación tuvo su costo extra para la conferencia porque no fue posible atender tan urgentemente algunos aspectos.
  • El rol de la secretaria con horario flexible fue invaluable; ya que ayudó a cumplir con muchas cuestiones operativas necesarias para la conferencia.
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Regalos para disertantes almacenados desde jun/2012 hasta nov/2012

Lo Bueno:Fue la anticipación de gastos para combatir la inflación, y la posibilidad de contar con horario flexible de algunos miembros del equipo organizador para enfrentar cuestiones operativas.
Lo Malo:El capital de trabajo que a veces fue negativo porque el ritmo de los ingresos era menor al de los egresos.
Lo Feo:Por la falta de personería jurídica se vio acotado el poder de decisión de la organización en cuanto a la elección de patrocinadores y disposición de los pagos. Un sponsor se cayo culpa un poco de unos mails traspapelados y por voluntad del patrocinador en cuestión.

Etapa de información y toma medidas correctivas

Este post-mortem junto con el balance constituyen esencialmente esta etapa.

Las medidas correctivas propuesta para tratar de subsanar lo malo consiste en:

  • Brindar a los siguiente organizadores la base de datos de sponsor e información de contacto obtenidas en esta edición.
  • Se confeccionará un balance general final de la conferencia que tenga el desglose de los gastos. (Ver más Abajo)
  • Se dejará un excedente de fondos detallados pertinentemente en el balance para subsanar los problemas en cuanto kick-off de la siguiente edición.
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Ingresos PyCon Argentina 2012 (aprox.)

Dificultades con el apoyo gubernamental

A la fecha (2012/12/27), todavía no tuvimos respuesta del FonSoft (RC2012: subsidio para reuniones científicas, Ministerio de Ciencia y Tecnología (http://www.agencia.gov.ar/IMG/pdf/Bases_RC-2012.pdf)), más allá de que tenemos entendido hicimos todos los trámites necesarios en tiempo y forma. Esto influyó negativamente en nuestro presupuesto, ya que hubo que excluir temas como la publicidad y facilidades para los disertantes (más catering, transporte, etc.), y dejando a la espera otros servicios como edición de la filmación y publicación de los artículos seleccionados en revistas internacionales.

Si bien hubo gestiones para obtener apoyo desde otras dependencias (como por ej. logró la CISL (http://www.cisl.org.ar/)), por cuestiones de tiempo no fue posible concretarlo y tampoco pudimos lograr declarar de interés cultural o tecnológico el evento. Esto último no tiene mayor impacto económico, pero si puede haber influido en aspectos como difusión en organismos públicos y asistencia (por ej. justificación de inasistencias).

Aclaraciones sobre aportes indirectos

Gracias a la colaboración de las comunidades internacionales y empresas (Google, Maersk Oil, Microsoft, PostgreSQL, web2py, entre otras), este año no se cubrieron pasajes de avión para ningún disertante. Gracias a la colaboración de la Universidad Nacional de Quilmes, pudimos reducir el presupuesto de impresiones y filmación, y no tuvimos gastos adicionales respecto a la sede (sonido, proyectores, limpieza, etc.). Gracias a la colaboración de diferentes sponsors pudimos ofrecer cintas colgantes, remera de colaboradores y artículos promocionales (MSA), bolsas, carpetas y lapiceras (Dattatec), y cubrir en parte la fiesta de cierre (Onapsis), sin olvidar la colaboración de la Urban Station, US21 y Educación IT por ofrecer sus instalaciones y comodidades como sede secundarias del evento.

Sobre el total del presupuesto

Si bien no tenemos números exactos de años anteriores, aproximadamente el presupuesto se incremento alrededor en 3 veces desde 2009 y el doble respecto de 2011 (sin ajustar el aumento de costos).

El presupuesto estimado (al momento de redacción de este documento 30/nov/2012) fue de $100.000 ARS, es un monto importante pero estamos lejos de las posibilidades de una conferencia internacional como DebConf (http://media.debconf.org/dc8/report/DebConf8_FinalReport_l.pdf) o MozCamp (https://wiki.mozilla.org/MozCampLATAM2012), que realizadas en el país para una duración y cantidad similar de asistentes, sus presupuestos oscilan alrededor de 200.000 USD.

Balance

Link al balance:

http://bitbucket.org/leliel12/pyconar20012_postmortem/src/tip/balance/balancepyconar2012.pdf

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También esta disponible aquí

http://bitbucket.org/leliel12/pyconar20012_postmortem/src/tip/balance/fact_y_com.zip

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un archivo zip con casi el total de las facturas y muchísimas notas de índole económico, administrativo y financiero de la conferencia.

Aclaraciones del balance

Sobre el excedente de $21.126,89.

Dos temas importantes no están contemplados en el balance porque quedan por decidir que hacer, son:

  • $3000.- Premios pendientes (concurso estudiantil: becas para pycamp/pycon/pydays/etc):
  • $4598.- Impresión de Tutoriales (200 libros 58 páginas en b/n, tapa fullcolor, acaballado):

Considerando esto, el saldo “real” para PyCon Argentina 2013 sería aprox. de: $13.528. Además, hubo $3500 de becas otorgadas pero no reclamadas (3 personas si no recuerdo mal). Por eso, este saldo se basa en que desde el principio nos propusimos tener un margen de seguridad de $10000, para poder cubrir los imprevistos y dejar fondos para la próxima PyCon Argentina.

Otros gastos que no se realizaron por diversos motivos (principalmente, por no tener algunos fondo acreditados en el momento necesario) fueron:

  • $1500 : Fotografía (3 jornadas)
  • $4800 : Cómbi para el público (45 pax, viernes y sábado)
  • $6000 : Campaña de publicidad (revistas, diarios, redes sociales, etc.)
  • $6000 : Streaming (aprox)
  • $12200 : Post-producción de los videos (edición, compaginación con slides, mejoras, etc.)

Que quede registro para próximas ediciones.

Mariano Reingart